Privacystatement

Wie is verantwoordelijk

Smartbytes, gevestigd aan de Bentrotstraat 15e, 7531 AA Enschede, is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens in dit statement. Smartbytes staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder 08093888 en wordt gedreven door Bjorn Mutter. Met "ik" bedoel ik in dit statement Smartbytes.

Vragen over je gegevens stel je aan bjorn@smartbytes.nl of via 06 53 77 53 28.

Welke gegevens ik verwerk, en van wie

Mijn opdrachtgevers zijn makelaars, verhuurders, beheerders en pandeigenaren. Om een storing op te lossen heb ik ook gegevens nodig van de bewoner van het pand. Die gegevens krijg ik meestal van de opdrachtgever, bijvoorbeeld in een doorgestuurde mail.

Waarvoor ik ze gebruik, en op welke grond

• De opdracht uitvoeren: een afspraak maken met de bewoner, het werk doen en de opdrachtgever laten weten hoe het ervoor staat. Voor opdrachtgevers is de grond de overeenkomst. Voor bewoners is het een gerechtvaardigd belang, van mij en van de opdrachtgever: de storing in hun woning verhelpen.
• Factureren en betalingen verwerken: op grond van de overeenkomst met de opdrachtgever.
• Het portaal en de statuspagina: zodat je zelf kunt zien hoe het met een melding staat, zonder te hoeven bellen. Op grond van de overeenkomst, of een gerechtvaardigd belang als je nog geen klant bent.
• Misbruik voorkomen: het aantal inlog- en zoekpogingen per IP-adres beperk ik tijdelijk. Dat houd ik alleen in het werkgeheugen bij en sla ik niet op. De grond is een gerechtvaardigd belang: het portaal en de gegevens erin beveiligen.
• Wettelijke plichten: zoals het bewaren van de administratie voor de Belastingdienst.

Ik gebruik gegevens niet voor marketing, en ik neem geen besluiten over mensen die alleen door een computer worden genomen.

Hulp van AI

Veel meldingen komen binnen als een doorgestuurde mail zonder vaste indeling. Zo'n mail laat ik door een AI-model lezen. Dat haalt eruit om welk adres het gaat, wat de klacht is en hoe de bewoner te bereiken is. Die verzoeken lopen via een server die ik zelf lokaal beheer. Het onderwerp en de tekst van de mail worden daar dus ook verwerkt. Het resultaat is een voorstel. Ik controleer het altijd zelf voordat ik een afspraak plan of iets factureer.

In het klantportaal kan ik voor een opdrachtgever een assistent aanzetten die vragen over de eigen meldingen beantwoordt. Staat die aan, dan gaan je vraag en de gegevens over jouw meldingen die nodig zijn voor het antwoord naar hetzelfde soort model. De vraag en het antwoord bewaar ik, zodat ik kan zien wat er is gevraagd.

Met wie ik gegevens deel

Ik verkoop geen gegevens. Ik deel ze alleen met partijen die ik nodig heb om mijn werk te doen:

• Hosting: het portaal en de database draaien op servers van Render.
• E-mail: mijn e-mailprovider verwerkt de mail die binnenkomt en uitgaat.
• AI: Ollama, voor het lezen van mails en de portaalassistent, zoals hierboven beschreven.
• Betalingen: betaal je een factuur met iDEAL of Wero, dan loopt dat via Rabobank (Rabo Smart Pay). Je betaalt in de omgeving van je eigen bank. Ik krijg alleen te horen of en wanneer er is betaald.
• Vaklieden die ik inschakel: alleen wat zij nodig hebben, zoals het adres, de klacht en het telefoonnummer van de bewoner.
• Google Fonts: deze website haalt zijn lettertypen bij Google op. Je browser maakt daarvoor verbinding met Google, en Google ziet daarbij je IP-adres. Het portaal doet dat niet; dat levert de lettertypen zelf.
• Boekhouder en Belastingdienst: als dat wettelijk nodig is.

Hoe lang ik gegevens bewaar

• Facturen en de administratie daaromheen bewaar ik zeven jaar, zoals de wet voorschrijft.
• Meldingen, foto's en contactgegevens bewaar ik zolang ik voor de opdrachtgever werk. Ze vormen samen de geschiedenis van een pand, en die is nodig om een terugkerende storing goed op te lossen. Hoort een melding bij een factuur, dan valt die onder de termijn van zeven jaar.
• Inloglinks voor het klantportaal werken 15 minuten. Een sessie in het klantportaal blijft 24 uur geldig.
• Back-ups maak ik om gegevens na een storing te kunnen herstellen. Ook die bewaar ik niet langer dan nodig.

Wil je dat ik gegevens eerder verwijder, vraag het dan. Ik doe dat, tenzij ik ze wettelijk moet bewaren.

Beveiliging

• Alle verbindingen met de website en het portaal zijn versleuteld (https).
• Alleen ik kan in het beheer van het portaal, en dat is afgeschermd met een wachtwoord.
• Opdrachtgevers loggen in met een persoonlijke, tijdelijke link. Ik kan die toegang per persoon intrekken, bijvoorbeeld als iemand niet meer bij de organisatie werkt.
• Een opdrachtgever ziet in het portaal alleen de eigen meldingen. Foto's van het werk en de oplevering deel ik pas als ik ze zelf heb vrijgegeven.

Cookies

Deze website plaatst geen cookies. Het portaal gebruikt er twee, en allebei zijn ze nodig om ingelogd te blijven. Advertentie-, analyse- of volgcookies zijn er niet.

Je rechten

Je mag me vragen welke gegevens ik van je heb, en ze laten verbeteren, aanvullen of verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan, vragen om het gebruik te beperken, of een kopie vragen om aan een ander te geven.

Stuur je verzoek naar bjorn@smartbytes.nl. Ik reageer binnen een maand. Soms vraag ik je eerst aan te tonen dat de gegevens echt over jou gaan, zodat ik ze niet aan de verkeerde geef.

Ben je het niet eens met hoe ik met je gegevens omga, laat het me dan weten. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets in hoe ik met gegevens omga, dan pas ik dit statement aan. Bovenaan staat altijd de datum van de versie die geldt.